Hoe maak ik een deelnamebundel aan?

Zie dit helpartikel om een editie te kopiëren.

Bundel naam: Meestal verwijs je hier naar de rally waarvoor de bundel gebruikt zal worden. De naam vind je later terug onder 'Deelname bundels' en is enkel zichtbaar op het admin platform.
Beschrijving deelnamepakket (stap 1): Hier schrijf je de samenvatting/programma van wat een deelnemer in bij zijn rally inschrijving mag verwachten. Het wordt zichtbaar bij 'stap 1' op profile bij het inschrijven (deelname pakket).
Vermelding onderaan op factuur (bv. reisbureau): Als er op de factuur een speciale vermelding dient te staan, dan kan deze hier worden toegevoegd. Wat je hier schrijf wordt letterlijk overgenomen, dat wil zeggen met kleuren en styling. Er is geen titeltje die automatisch wordt toegevoegd. (Zie bv Rallye Des Chateaux 2022; https://admin.zoutegrandprix.be/bundles/competitor/bundle/49/edit)

Wellicht vertrek je van een verdeelsleutel. Welke packs en losse artikelen worden er gebruikt?
Zoek de losse artikelen op volgens code (bv GERAZAON-0002) en verplaats ze van 'alle artikelen' naar rechts (geselecteerde artikelen) via de pijltjes. Een 'los' artikel is een artikel die bestaat uit 1 code.
Een pack bestaat uit verschillende codes, bijvoorbeeld 2 overnachtingen, of een cocktail + receptie. Je kan packs herkennen door de oranje achtergrondkleur. Voeg toe zoals hierboven beschreven.
Sla de bundel op! (Helemaal onderaan bij 'bundel opslaan' - groene knop)

In een registratie betaalt de klant per piloot en/of copiloot. Start met deze artikelen. Je hebt dus een artikel 'Deelname piloot' en 'Deelname copiloot' nodig. Voeg ze toe in de bundel indien dit nog niet het geval is.
Dit zijn de artikelen die sowieso op de factuur terechtkomen, het is dus belangrijk dat ze goed zijn ingesteld. Klik door op deze 2 artikelen en controleer of de 'facturatienaam' in elke taal goed is ingesteld.
Scrol verder naar beneden bij het artikel. Controleer het vinkje "Inschrijvingsrecht €25/persoon (0% btw)" afbeelden op factuur?'. Indien dit op de factuur moet staan, vink het aan.
Controleer tot slot ook de veldjes 'boekhoudcode' en 'kostenplaats'. Dit moet een '/' zijn voor deze deelname artikelen.
De prijs volgt later, die mag voorlopig nog op €0 staan.
Sla je artikelen op!

Keer van je artikelen terug naar de bundel. Ga naar 'Samenstelling'.
Vink 'altijd aanrekenen' aan bij de 2 deelname artikelen van daarnet. Ze zullen nu in het paars komen te staan.
Op deze manier geef je aan het systeem te kennen dat deze artikelen altijd op de factuur moeten staan.
Vervolgens 'vul' je deze deelname artikelen op. Dat wil zeggen dat je het systeem (en later Exact Online) laat weten wat er inclusief in de deelname vervat zit.
Overloop de verdeelsleutel, en selecteer bij elk los artikel of pack bij 'artikel is inclusief bij' zowel 'Deelname piloot' als 'Deelname copiloot'.
Deze lijntjes worden nu blauw.
Zijn er supplementen te koop bij de registratie? Vul dan bij 'Tickets bij te bestellen' de hoeveel bij te bestellen in (dit mag geen 0 meer zijn).
Als het om losse artikelen gaat, dan zullen deze licht oranje worden, zijn het pack artikelen, dan worden ze donker oranje.
Sla de bundel op!

Keer een laatste keer terug naar je 2 deelname artikelen (de 2 paarse lijntjes). Klik door naar het artikel.
Scrol naar de prijssetting, klik daar op de blauwe knop 'prijs ophalen (a.d.h.v deelname bundel)'.
Je zult de totaalprijs en onderliggende BTW-percentages zien veranderen. De prijs kan je hier niet aanpassen, die wordt volledig gemaakt via de optelling van de blauwe artikelen die je in bundel inclusief gemaakt hebt.
Indien gewenst kan je hier wel de 'subtitel op factuur' nog wijzigen. Bv bij 0% kan je 'Deelname' selecteren, bij de andere percentages 'Aandeel onderworpen aan'. Zo wordt deze beschrijving ook overgenomen op de factuur.
Sla je artikel op! Doe bovenstaande aanpassing op de twee deelname artikelen!

Keer terug naar je deelnamebundel. Zowel bij de blokjes 'Artikelen' als bij 'Samenstelling' vind je een samenvattende tabel met prijzen terug. Als je alles goed hebt uitgevoerd dan komt de prijs bij 'totaal altijd aangerekende artikelen' nu overeen met 'totaal inclusieve artikelen'. Beide getallen staan dan in het groen.
De bundel is nu klaar. (Dit betekent niet dat de inschrijving al online staat!)

Troubleshoot

Op de deelname artikelen komt de blauwe knop voor de prijsberekening niet tevoorschijn.
- Zorg er voor dat er bij de paarse lijntjes van je deelname artikelen bij 'artikel is inclusief bij' niets is aangeduid.
- Zorg er voor dat de deelname artikelen niet in een andere bundel gebruikt worden! (Je kan de deelname artikelen wel kopiëren en de kopie gebruiken, maar niet letterlijk hetzelfde artikel.)
Komen de prijzen niet overeen?
- Kijk dan goed na of je wel degelijk alle inclusieve artikelen zowel bij piloot als copiloot gekoppeld hebt.
- Indien dit het geval is, synchroniseer dan nog eens de prijs op zowel het piloot als het copiloot artikel (Vergeet niet op te slaan!)
Komt de prijs niet overeen met de totaalprijs in je verdeelsleutel?
- Dan is de afronding in de verdeelsleutel anders dan wat gehanteerd wordt bij ons. Op elk los artikel moet de prijs op twee cijfers na de komma reeds geweten zijn!